Kostengünstiges Dokumentenmanagement im landwirtschaftlichen Betrieb

In unserem Veredelungsbetrieb mit Legehennenhaltung und Nudelproduktion haben wir  2016 eine umfassendes Änderung in unserer Büroorganisation vorgenommen und sind ab diesem Zeitpunkt auf dem Weg, das papierlose Büro Wirklichkeit werden zu lassen. Jede eingehende Information wird in diesem Programm gesammelt, geordnet und kann anschließend geteilt und wiedergefunden werden. Der zentrale Ort ist der Desktop Computer in unserem Büro. Gleichzeitig kann von jedem internetfähigen Gerät Informationen aufgenommen und gefunden werden.

Wie sieht das bei uns konkret aus:

1. Sammeln – Daten, Daten Daten

Alle Informationen, die für unseren Betrieb anfallen, werden zentral gesammelt und liegen unsortiert im Eingangskorb.

• tägliche Papierpost
• Mails
• Lieferscheine, Stundenaufzeichnungen der Mitarbeiter usw.
• spontane Ideen
• Gedankenstützen
• Internet
• To do Listen
• Telefonprotokolle

Tägliche Papierpost: Die Post kommt bei uns im Büro in ein Ablagefach. Vorher wird der gesamte Ausschuss aussortiert. In unseren Bürozeiten wird die komplette Post eingescannt. Anschließend werden die Originalbelege zu 95% entsorgt.

Mails: Viele Mails werden bei uns sofort im Mailordner abgearbeitet. Doch Angebote, Rechnungen wichtige Informationen, werden mit einem Klick in unser Dokumentenmanagementprogramm verschoben.

Lieferscheine: Werden gleich beim Empfang fotografiert und weggeschmissen.

spontane Idee, Gedankenstützen: Werden sofort entweder als Audioaufzeichnung, Textnotiz oder als Foto festgehalten.

Internet: Bei der Internetrecherche werden wichtige Artikel sofort in unser Programm verschoben. Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten: Reiner Artikel, Screenshot, Lesezeichen usw.

To do Listen: Hier verwenden wir Vorlagen. Zum Beispiel wird Monatsende eine Liste aufgeführt, mit allen Arbeiten die am Monatsende zu erledigen sind: Statistikabgabe, bestimmte Belege zum Steuerberater, Controlling Zahlen eintragen usw. Auch werden To do Listen angefertigt, um Arbeiten zu sammeln, die anschließend mit unseren Mitarbeitern besprochen werden können.

Telefonprotokolle: Hier arbeiten wir auch mit Vorlagen. Natürlich ist dies nur sinnvoll, wenn man das Telefonat vom Büro aus führt. Doch auch dies hat sich als sehr nützlich erwiesen.

2. Ordnen – Ordnung ist das halbe Leben

Alle Informationen, die ich im vorherigen Abschnitt erwähnt habe, kommen in der “Zentrale” des Programms an. Wir nennen es Eingangskorb. Das ist unser großes Sammelbecken in unserem Büro.

Jeder Mitarbeiter im Büro kann nun diesen Eingangskorb, soweit er das Wissen dazu hat, abarbeiten. In unserem Programm kann man auf unterschiedliche Weise die Dokumente ordnen. Zum einen mit einer klassischen Ordnerstruktur, mit Schlagwörter, oder einfach nach dem Chaosprinzip.

Das Programm erkennt den Text (auch Handschrift) in einem Dokument und findet auch bei einem chaotischen Ablagesystem was sie suchen.

• Rechnungen
• Verträge
• Arbeitsanweisungen
• Steuerbescheide
• Dokumentation
• Produktionsprotokolle

Rechnungen: Rechnungen werden bei uns mit der Kostenstelle versehen und anschließend in den Ordner Datev abgelegt.

Verträge: Werden sicherheitshalber mit Schlagwörter versehen und in den jeweiligen Ordner verschoben

Arbeitsanweisungen: Liegen gesammelt in einem Ordner

Dokumentationen: Am Beispiel von QS möchte ich das veranschaulichen. Wenn ein Prüfer von QS auf unseren Hof zur Kontrolle kommt, geht er einen Anforderungskatalog Punkt für Punkt durch. Diesen Anforderungskatalog haben wir eins zu eins in unserem Programm abgebildet. Hier gibt es einmalige Punkte, die erfüllt werden müssen. Z.B. Allgemeine Betriebsdaten. Hier ist ein Dokument hinterlegt, in dem alle relevanten Papiere erscheinen. Genauso gibt es auch dynamische Ordner. Z.B. werden alle Futter Lieferscheine abfotografiert und in den entsprechenden Ordner geschoben. Wenn jetzt der Prüfer kommt, taucht in seiner Kontrolle irgendwann der Punkt “Werden Futtermittel tierart bezogen eingesetzt” wir haben einen Link in dem bis zum aktuellsten Lieferscheine abgelegt wurden. Wir brauchen keinen Ordner zu suchen, wenn wir eine derartige Kontrolle bekommen.

Produktionsprodukolle: Sie sind Teil unseres HACCP Konzeptes, das auch vollständig in unserer Dokumentenmanagement Software integriert ist.

3. Suchen – war einmal, jetzt wird gefunden

Beim Finden teilt sich die Spreu vom Weizen bei den jeweiligen Programmen. Wir verwenden Evernote *.

Bei diesem Programm ist das Finden von Dokumenten der zentrale Punkt. Es gibt unterschiedliche Arten, seine Dokumente wieder zu finden.

• Ordnerstruktur
• Schlagwörter
• Interne Notizinformationen
• Inhalt

Ordnerstruktur: Diese Funktion kennen die Meisten von Windows. Man überlegt sich eine Ordnerstruktur und kann anhand der Beschriftung der Ordner die jeweiligen Dokumente finden.

Schlagwörter: Die Funktion von Schlagwörter ist ähnlich. Ich kann nach Schlagwörter suchen und das Programm spuckt alle Dokumente aus, die mit dem jeweiligen Schlagwort versehen wurden.

Interne Notizinformationen: Das Programm legt selbstständig einige Informationen zu den jeweiligen Dokumenten an. So wird das Datum, der Ort wo die Notiz entstanden ist, wann die Notiz geändert wurde, das Format der Notiz, Notiztitel usw. Anhand diesen Informationen kann eine Notiz gesucht werden.

Inhalt: Die wohl wichtigste Suchfunktion ist, die Suche im Text der Notizen. So kann ich jederzeit eine Rechnung von der Firma XY finden, wenn ich nur die Rechnung eingescannt habe. Das Programm erkennt Handschrift (wenn sie leserlich geschrieben ist) genauso wie Text in einem Bild. Wenn Sie z.B. ein Stop Schild fotografieren, dann finde das Programm die Notiz wenn Sie nach Stop suchen.

4. Teilen – macht nicht nur Spaß

Das Programm bietet große Vorteile bei der Verwaltung und Suche der eigenen Daten, doch wenn noch dritte Personen in Spiel kommen, wird es erst richtig interessant. Ich habe mehrere Möglichkeiten meine Daten zu teilen. Sei es mit dem Steuerberater, mit Mitarbeitern, anderen Programmen oder Kunden.

• e-mail
• Weblink
• Freischalten

e-mail: Ich kann jede Notiz direkt aus dem Programm an jemanden Anderen per Mail verschicken. Ich kann aber auch eine Mail schreiben z.B. mit Gmail und mit einem Klick eine Notiz anheften.

Weblink: Jede Notiz kann ich mit einer eigenen Internetadresse versehen. So kann ich z.B. eine WhatsUp, oder Mail  an eine Gruppe verschicken mit einer Notiz als “Anhang” Sie kann dann durch einen Link geöffnet werden. Das tolle daran ist, die Notiz bleibt immer auf dem aktuellen Stand und derjenige der den Link hat, ist immer auf dem neuesten Stand.

Freischalten: Ich habe auch die Möglichkeit, Notizen oder Notizbücher für andere freizuschalten. Besonders für Mitarbeiter ist das eine sinnvolle Option. Arbeitsanweisungen, To do Listen usw. kann ich wie auch meine Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand halten. Auch könnte man seinem Steuerberater Zugriff auf bestimmte Notizbücher gewähren.

Nun habe ich euch eine kurzen Überblick über ein Datenmanagementprogramm gegeben und wie wir es auf unserem Betrieb praktisch einsetzen. Wir arbeiten schon seit 2016 mit diesem Programm, das mittlerweile die Zentrale unseres Büros ist.

Wir haben festgestellt: je länger man mit solchen Programmen arbeitet und je mehr Daten man anhäuft um so wertvoller wird die Arbeit damit. Wir sind absolut davon überzeugt und können es jedem Landwirt ans Herz legen.

Man hat sein komplettes Büro immer in seiner Hosentasche und kann von überall darauf zugreifen.