Papierloses Büro: Dieser Text stellt dein landwirtschaftliches Büro auf den Kopf

Weißt du, für welche Aufgabe die meiste Zeit im landwirtschaftlichen Büro verwendet wird? Genau – für Suchen! 15% der Büroarbeit bestehen aus Suchen. Natürlich gibt es da erhebliche Unterschiede von Betriebsleiter zu Betriebsleiter. In der “Aktenordnerzeit” lagen wir mit unserem Büro am oberen Rand dieses Zeitfressers. Doch die neue Organisation unseres Büros erlaubt es uns keine Zeit mehr mit Suchen zu verlieren.

Seit etwa 2 Jahren habe ich alle Informationen, die meinen Betrieb betreffen in meiner Hosentasche, auf meinem Schreibtisch und sonst überall, wo ich einen Internetzugang habe.

Doch von was schreibe ich da? Papierloses Büro – schon mal gehört? Unser Betrieb ist auf dem Weg das Papier aus unserem Büro zu verbannen. Alle kaufmännischen, dokumentarischen und informellen Vorgänge zu digitalisieren. Doch warum?

Wenn man im Internet recherchiert, kann man viele Vorteile erkennen. Doch ich glaube, dass im landwirtschaftlichen Büro die Vorteile, die sonst für das papierlose Büro sprechen, keine so große Rolle spielt. Oft wird argumentiert:

• spart Platz – ja, doch die Bauernhäuser sind groß genug um noch ein paar Aktenordner unterzubringen
• Kostenersparnis – ja, doch wenn man überlegt, wie viel Papier ein landwirtschaftliches Unternehmen verbraucht, kann man das vernachlässigen

Dies sind alles positive Punkte, doch der alles entscheidende Punkt für mich ist:

Wir haben einen zentralen Ablageort, an dem ich alle Informationen ablegen kann.

Sei es im Büro mit dem Scanner, Informationen aus dem Internet, Emails samt Anhängen, unterwegs mit dem Handy.

Alles was bei uns in Papierform vorhanden ist, wird zentral abgelegt. Das heißt:

• alle eingehende Post wird eingescannt
• alle relevanten Anhänge, die per Mail kommen, werden abgelegt
• jeder Lieferschein, den z.B. ein LKW Fahrer mitbringt, wird fotografiert
• jeder Schmierzettel, der bei uns irgendwo rumliegt, wird fotografiert usw.

Jedes Papierschnipselchen landet im Eingangskorb unseres “megageilen Programms”. Ich habe keine Papierstapel mehr auf meinem Schreibtisch, sondern dieser Stapel liegt leicht zu bearbeiten auf meinem Computer. Von dort aus kann ich alle Daten verwenden und weiterverarbeiten. Einfach genial!

Wer wissen will, wie dieses preiswerte Programm heißt, fragt einfach bei mir nach. Wer mehr wissen will, wie man sein Büro auf den Kopf stellt, der abonniert einfach unseren Blog oder schreibt mir. Es bleibt interessant!