“Dokumentenmanagment kostet nicht viel” Interview DLG Mitteilungen 2/2020

Seit 2016 wurde auf dem Direktvermarktungsbetrieb Kratzer eine umfassende Änderung in der Büroorganisation umgesetzt. Das Ziel: ein papierarmes Büro. Wie das konkret aussieht, schildert Andreas Kratzer im Interview.

Herr Kratzer, für viele Landwirte sind Büroarbeit und Buchführung ein lästiges Übel. Kaum jemand macht sie gern. Sie haben diese Prozesse digitalisiert. Wie sieht das konkret aus?

Jede eingehende Information wird bei uns an einem zentralen Ablageort gesammelt und liegt unsortiert im Eingangskorb. Die tägliche Papierpost wird sortiert und eingescannt. Anschließend werden 95% der Originalbelege weggeschmissen. E-Mails werden sofort im Mailordner abgearbeitet. Angebote, Rechnungen und wichtige Informationen verschiebe ich mit einem Klick in unser Dokumentenmanagementprogramm. Jeder Lieferschein wird gleich beim Empfang mit dem Handy fotografiert und entsorgt. Ich habe keine Papierstapel mehr auf meinem Schreibtisch, sondern dieser Stapel liegt, leicht zu bearbeiten, auf meinem Computer. Von dort aus kann ich alle Daten verwenden und weiterverarbeiten.

Und wie geht’s dann weiter?

Wir verwenden das Programm Evernote, was gerade mal 60 € im Jahr kostet. Darin kann man auf unterschiedliche Weise die Dokumente ordnen. Zum einen mit einer klassischen Ordnerstruktur, mit Schlagwörtern oder einfach nach dem Chaosprinzip. Das Programm erkennt den Text, egal ob Computer- oder Handschrift, und findet immer was Sie suchen. Wir
machen das so: Rechnungen werden mit der Kostenstelle versehen und anschließend in den Ordner »Datev« abgelegt. Verträge werden sicherheitshalber verschlagwortet und in den jeweiligen Ordner verschoben. Arbeitsanweisungen liegen gesammelt in einem separaten Ordner, der auch für die Mitarbeiter freigegeben ist.

Egal wie das Büro organisiert ist, die entscheidende Frage ist: Finde ich schnell und zuverlässig wieder, was ich suche?

Richtig, hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Lassen Sie mich das am Beispiel von QS veranschaulichen. Wenn ein Prüfer zur Kontrolle auf unseren Hof kommt, geht er einen Anforderungskatalog Punkt für Punkt durch. Diese Check-Liste haben wir eins zu eins in unserem Programm abgebildet. Es gibt einmalige Punkte, die erfüllt werden müssen. Beispielsweise allgemeine Betriebsdaten: Hier ist ein Dokument hinterlegt, in dem alle relevanten Papiere erscheinen. Genauso gibt es dynamische Ordner. Wir fotografieren alle Futtermittel-Lieferscheine und
speichern sie im entsprechenden Ordner. Irgendwann kommt der Prüfer bei seiner Kontrolle zu dem Punkt: »Werden Futtermittel tierartbezogen eingesetzt?« Wir haben eine Verknüpfung
und können die Nachweiskette lückenlos bis zum aktuellsten Lieferschein führen. Kurzum: Wir brauchen keinen Ordner zu suchen, wenn wir eine derartige Kontrolle bekommen.

Auch der Anruf des Steuerberaters, der nach einer bestimmten Rechnung fragt, treibt so manchem Landwirt den Schweiß auf die Stirn. Denn dann beginnt das große Suchen in zahlreichen Aktenordnern.

Das war einmal. Ich habe mehrere Möglichkeiten, meine Daten gezielt zu teilen. Sei es mit dem Steuerberater, mit Mitarbeitern, anderen Programmen oder Kunden. Nehmen wir
die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Durch die digitalisierte Bereitstellung der Belege erspart man sich Wege, es gibt kein Hin und Her mehr. Die Unterlagen bleiben auf meinem
Betrieb und sind jederzeit verfügbar. Durch das Scannen und den elektronischen Versand ist auch eine zeitnahe Verbuchung der Belege möglich. Alles geht schneller. Auswertungen stehen
somit für uns viel früher zur Verfügung, und die Buchführung ist immer auf dem neuesten Stand. – ku –

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