Andreas Kratzer | Tools

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Werkzeuge für unser Büro

Wenn man sein Büro effizient organisieren will, ist eine richtige Strategie und die passende Software der Schlüssel zum Erfolg. In dieser Liste habe ich Euch nützliche Tools zusammengefasst. Nicht alle Programme nutzen wir selbst, doch vielleicht kann ich dem ein oder anderen bei der Auswahl helfen.

Die mit markierten Programme nutzen wir bereits selbst. Die anderen Tools können vielleicht für euch und euren Betrieb nützlich sein. Wenn ihr weitere Tipps habt: Meldet euch gerne, dann ergänzen wir die Liste.

Bildbearbeitung und Grafik

Corel Draw: Mit Corel Draw erstellen wir alle Grafiken, die wir in unserem Betrieb brauchen. Seien es Zeitungsanzeigen, Preisschilder, Etiketten usw. Es ist ein Programm, das recht einfach aufgebaut ist, wenig Einarbeitung benötigt und trotzdem unzählige Möglichkeiten bietet. Wir haben eine ältere Version im Internet gekauft. So kann man einiges an Geld sparen.
Adobe Lightroom: Lightroom hilft dir Fotos zu archivieren, zu sortieren und nachzubearbeiten. Mit der Zeit entsteht hier eine Fotodatenbank, die durch den Einsatz z.B. von Schlagwörtern sehr gut zu organisieren ist.
Adobe Cloud Express: Mit diesem (in der Grundversion kostenlosen) Programm könnt ihr kleine Internetseiten oder kurze Storys bauen. Wir haben z.B. eine Seite für die örtlichen Direktvermarkter produziert, die übrigens auch auf mobilen Endgeräten (z.B. Smartphones, Tablets) optimal angezeigt wird.
Fotor: In dieser Onlineanwendung könnt ihr Facebook-Cover, Infoflyer, Werbebanner usw. entwerfen. Kostenlos und einfach.
Gimp: Gimp ist ein Programm zur Bildbearbeitung mit einigen ähnlichen Funktionen wie Photoshop. Es ist kostenlos, aber trotzdem sehr umfangreich. Hier könnt ihr eure Fotos professionell bearbeiten.

Buchhaltung

Amicron Top Faktura: Mit diesem Programm schreiben wir Lieferscheine und Rechnungen. Es ist ein enorm anpassungsfähiges Programm und sehr leicht zu erlernen. Kostengünstig und top Service. Wenn ihr es auch einsetzen wollt, meldet euch gerne direkt bei mir!
LaCash: Dieses Programm ist unser Tool für die Kasse im Hofladen. Alle Bareinnahmen sowie -ausgaben laufen über dieses Tool. Es ist kompatibel mit Amicron und Datev. So werden die Daten nur einmal eingepflegt und können überall verwendet werden.
Datev: Eigentlich ist Datev das Programm unseres Steuerberaters. Doch da es ein cloud basiertes Programm ist, kann und muss auch der Mandant darauf zugreifen. Wir laden hier unsere Daten hoch, die dann in diesem Programm weiter verarbeitet werden. Genauso können wir hier aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen einsehen. Unsere gesamte Buchhaltung ist auf diese Software ausgerichtet.
Lexoffice: Ein ähnliches Programm wie Amicron. Hier sind auch noch mehr Module zubuchbar. Es geht von Lohnbuchhaltung über Finanzen bis zur Warenwirtschaft. Auch Rechnungen und Angebote könnt ihr damit erstellen. Das Programm gibt es ab 2020 nur noch als digitale Cloudversion.

Rechnungsprogramme gibt es sehr viele. Doch für uns haben die meisten zwei Haken: Entweder ist der Leistungsumfang sehr gering oder die Kosten sind zu hoch. Diese Nachteile hat Amicron nicht. Deshalb haben wir uns für dieses Programm entschieden.

Cloud-Dienste

Google Drive: Wir nutzen Google Drive als unseren Windows Explorer und Microsoft Office Ersatz. Wir speichern alle Dateien in der Cloud von Google. Der Vorteil, der hier entsteht, ist die allgegenwärtige Verfügbarkeit der Dateien. Es ist auch sehr einfach bestimmte Dateien für Mitarbeiter freizuschalten. So kann jeder mit seinem Handy genau auf die Daten zugreifen, die er benötigt. Wer die Dateien in der Cloud auch verschlüsseln möchte, sollte auf ein Tool wie Boxcyryptor setzen.
Scanbot: Mit der App Scanbot kannst du Dokumente scannen und als PDF in der Cloud speichern. Da wir alle unsere Dokumente in Evernote speichern, ist dieser Dienst direkt mit Evernote verknüpft. Er funktioniert etwas besser als der Scandienst von Evernote direkt.
Evernote: Dies ist ein wichtiges Programm auf unserem Betrieb. Alle Informationen gehen hier in den Posteingang und werden von dort wieder verteilt. In der Premiumversion, wie sie wir verwenden, haben wir monatlich ein Upload Volumen von 10GB. Man kann also alles hier abspeichern.
Dropbox (kostenlose Version): Eine der bekanntesten Tools zum Abspeichern von Dateien in der Cloud und dem Austausch von Dateien.
iCloud: Wer ein iPhone besitzt kennt diesen Cloud-Speicher, in dem auch Backups der iPhones angelegt werden. Funktioniert im Prinzip genauso wie OneDrive von Microsoft oder Google Drive.

E-Mail-Marketing

Sendinblue (1.000 E-Mails pro Monat kostenlos): Dieses Online Tool verwenden wir für unseren Newsletterversand. Mit der E-Mail Marketing Software und Newsletter Software von Sendinblue (früher: Newsletter2Go) kannst du Newsletter erstellen, versenden und auswerten.

Geschäftskonten

Penta *: Dieses Konto nutzen wir auf unserem Betrieb für bestimmte Betriebsbereiche. Neukunden können dieses in drei Varianten verfügbare digitale Business-Konto jetzt zwei Monate lang kostenlos testen.
Holvi *: Holvi ist ein kostenloses Geschäftskonto von einer Firma aus Finnland.

Notizsoftware

Evernote: Dies ist ein wichtiges Programm auf unserem Betrieb. Alle Informationen gehen hier in den Posteingang und werden von dort wieder verteilt.
One Note: Das Notizprogramm von Microsoft. Auch hier können Informationen gesammelt werden.
Google Keep: Das Notizprogramm von Google. Hat bei weitem nicht den Umfang wie Evernote uns ist eher als virtuelles Post it gedacht.

Office Programme

Google Docs Tabellen usw: Ein vollständiger Microsoft Office Ersatz. Die Programme sind kostenlos und perfekt auf den mobilen Einsatz ausgelegt. Sehr übersichtlich und einfach zu bedienen.
Microsoft Office Excel, Word, usw.: Sehr umfangreiche Officeprogramme. Meistens wird nur ein Bruchteil der Funktionen wirklich verwendet.
Open Office: Apache OpenOffice ist ein freies Office-Paket, das aus einer Kombination verschiedener Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und zum Zeichnen besteht.

Onlineshop-Software

WooCommerce: Zum Jahresstart 2022 haben wir unseren Online-Shop professionell auf Woocommerce umstellen lassen. Die Shop-Software zum CMS WordPress bietet uns die Möglichkeit, unsere Produkte online in einer Shop-Umgebung zu präsentieren und zum Online-Einkauf anzubieten. Bezahlt werden kann per Vorkasse oder mit Paypal.
Gambio: Ein professioneller und trotzdem leicht zu bedienender Onlineshop. Bis Dezember 2021 lief unser eigener Online-Shop mit Gambio.
Magento : Mit Magento kannst du deinen eigenen Onlineshop erstellen.
Shopify ist eine “all in one” Shopsoftware. Der Einstieg ist sehr leicht, doch die Individualisierung ist ohne professionelle Unterstützung nur eingeschränkt möglich. Zudem kostet die Software 2% Gebühr vom Umsatz.

Steuererklärung

Elster: Elster ist eine Software, mit der du deine Steuererklärung selbst machen kannst.

Webbrowser

Chrome: Chrome ist ein Webbrowser von Google und kann auf Computer, Telefon und Tablet genutzt werden. Da wir auch die Officeprogramme von Google nutzen ist hier vieles aufeinander abgestimmt.
Firefox: Der Browser Firefox wird von einer globalen, gemeinnützigen Organisation entwickelt.
Safari: Safari ist ein Browser, der speziell von und für Apple entwickelt wurde

Webhosting

DomainFactory: Wir hosten unsere Internetseiten bei DomainFactory. Günstig und zuverlässig.